Ablage und Archivierung der Geschäftsdokumente

Was kann zum 31.12.2014 vernichtet werden?

Aufbewahrungspflichten und -fristen

Gewerbetreibende, bilanzierungspflichtige Unternehmer oder selbstständig Tätige müssen steuerrechtliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten beachten. Aufbewahrungspflichtige Dokumente sind u.a. Bücher, Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Geschäftskorrespondenz sowie alle elektronisch übermittelten Dokumente. Dabei gilt für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren und für Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für Aufzeichnungen über Überschusseinkünfte eine solche von 6 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht worden ist oder der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist (§ 147 Abs. 4 der Abgabenordnung). Entsprechendes gilt auch für elektronisch archivierte Dokumente und Belege.

Elektronisch übermittelte Dokumente

Werden steuerlich relevante Dokumente elektronisch übermittelt, sind diese nach den allgemeinen Grundsätzen aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Darauf weist das Bayerische Landesamt für Steuern betreffend der Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen hin (Verfügung v. 19.05.2014, S 0317.1.1-3/3 St42). „Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten…“, so das Amt. Denn der Ausdruck würde lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs darstellen und sei „beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt“. Bei elektronischer Archivierung muss eine umfassende System- und Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Hier muss aufgezeichnet sein, „auf welche Weise elektronische Eingangsdokumente aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden“.

Stichtag 31.12.2014

Am 31.12.2014 können Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und sämtliche Buchungsbelege aus dem Jahr 2004 vernichtet werden, sofern in den Dokumenten 2004 der letzte Eintrag erfolgt ist. Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2008 empfangen oder abgesandt wurden, sowie andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus dem Jahre 2008 und früher können ebenfalls vernichtet werden. Dies gilt nicht, sofern die Dokumente für die Besteuerung weiterhin von Bedeutung sind, etwa weil die steuerliche Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Stand: 27. November 2014